Bij financiële hulp voor zorggebruikers

Bureau Kwalitas B.V. is een organisatie die zich bezighoudt met de financiële dienstverlening ten behoeve van zorggebruikers die wonen in Nederland. De dienstverlening kan uit de volgende werkzaamheden bestaan: fiscale werkzaamheden (inkomstenbelasting, erfbelasting, toeslagen), controle en aanpassing van de eigen bijdrage aan het CAK en het opstellen van cijfermatige periodieke verantwoordingen aan de rechtbank. Ook de advisering over genoemde zaken kan tot de werkzaamheden behoren.

Bij die werkzaamheden gebruikt Bureau Kwalitas alleen de voor die werkzaamheden benodigde gegevens. Zonder deze gegevens kunnen wij de werkzaamheden niet uitvoeren. Bureau Kwalitas creëert zelf geen gegevens op basis van de haar aangeleverde gegevens, stelt geen profielen van de te onderscheiden klanten(groepen) op en verstrekt de gegevens nooit aan derden. De Belastingdienst en het CAK zien we in dit verband niet als derden. Uit hoofde van bovengenoemde werkzaamheden, als gevolg van de opdrachten van klanten, verstrekken we wel gegevens aan deze instanties. De gegevens gebruiken we niet voor commerciële doeleinden. Wel zouden klanten specifiek op hen gerichte informatie van ons kunnen ontvangen.

Deze privacyverklaring is opgesteld met het oog op de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018. Die verordening is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. Dat zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde, of identificeerbare natuurlijke persoon. Die natuurlijke persoon wordt betrokkene genoemd.

Welke persoonsgegevens worden door Bureau Kwalitas gebruikt?

Wij maken gebruik van de volgende min of meer permanente gegevens van de betrokkene: geslacht, voorletters, achterna(a)m(en), woonadres, naam van de zorginstelling (indien van toepassing), postadres, geboortedatum, burgerservicenummer, vestiging van de Belastingdienst waar betrokkene onder valt, telefoonnummer(s), e-mailadres, IBAN, naam en postadres van de (wettig) vertegenwoordiger (indien van toepassing) en overlijdensdatum (indien van toepassing). Is er sprake van een partner, dan leggen we daarvan dezelfde persoonsgegevens vast. Is er sprake van inwonende kinderen, dan worden daarvan de voorletters, achternaam, geboortedatum en het burgerservicenummer vastgelegd.

Voor werkzaamheden die een specifiek jaar betreffen (zoals bijvoorbeeld aangifte inkomstenbelasting, toeslag, eigen bijdrage aan het CAK, periodieke verantwoording aan de rechtbank, etc.) maakt Bureau Kwalitas gebruik van de volgende op dat jaar betrekking hebbende gegevens (indien van toepassing): inkomen, aftrekbare (zorg)kosten, giften, vermogenssamenstelling per 1 januari, inkomsten, uitgaven, WOZ-waarde eigen woning, betaalde hypothecaire rente, betaalde lijfrentepremies, huurprijs en servicekosten. Voor het opstellen van een aangifte erfbelasting maken we gebruik van de naam-, adres- en woonplaatsgegevens van de erfgenamen alsmede het erfdeel en hun relatie tot de erflater, de waarde van bezittingen en schulden per overlijdensdatum en de voor de erfbelasting aftrekbare bedragen.

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?

Alle medewerkers van Bureau Kwalitas hebben onbeperkt toegang tot de persoonsgegevens van betrokkenen.

Hoe worden die persoonsgegevens verwerkt en vastgelegd?

De persoonsgegevens worden op papier of digitaal aan ons aangeleverd. De op papier aangeleverde gegevens bewaren we in archiefkasten in onze kantoorruimte. Digitaal aangeleverde gegevens slaan we op een server op. Na verwerking worden de persoonsgegevens vastgelegd in een geautomatiseerd systeem. Dit gebeurt gedeeltelijk op fysiek in onze bedrijfsruimte aanwezige apparaten (computers en servers) en deels in zogenaamde cloud-software. De opslag van de gegevens van de cloud-software geschiedt via een Nederlandse softwareleverancier in Dublin, Ierland.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

Zodra wij een aangifte inkomstenbelasting van een klant opstellen, verwijderen wij, indien aanwezig, de papieren documenten van de aangifte inkomstenbelasting die betrekking hebben op het jaar dat zeven jaren ligt vóór de aangifte waaraan we werken. Heeft een klant opgezegd dan wordt het gehele papieren dossier zeven jaren na de laatste door ons verzorgde aangifte inkomstenbelasting, toeslagbeschikking, periodieke verantwoording, enz. vernietigd. De digitaal opgeslagen gegevens kunnen op dit moment niet verwijderd worden. Bij onze softwareleveranciers hebben wij het verzoek neergelegd om daarvoor een optie beschikbaar te stellen. Zodra die beschikbaar is, zullen we alles dat ouder is dan zeven jaren verwijderen.

Welke rechten hebt u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U als betrokkene hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens het recht: 1) op informatie over de verwerkingen, 2) op inzage in uw gegevens, 3) op correctie van de gegevens indien deze onjuist zijn, 4) op verwijdering van de gegevens, 5) om ‘vergeten’ te worden, 6) op beperking van de gegevensverwerking, 7) op verzet tegen de gegevensverwerking, 8) op overdracht van de gegevens (dataportaliteit) en 9) om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde besluitvorming.

Maakt u gebruik van de rechten genoemd onder 4) en 5) dan zullen wij de gegevens, op uw schriftelijk verzoek, zo veel als mogelijk is uit onze bestanden (laten) verwijderen. Omdat wij gehouden zijn aan een wettelijke bewaarplicht zullen wij niet alle gegevens meteen kunnen verwijderen.

Waar kan een betrokkene klagen over de verwerking en opslag van persoonsgegevens door Bureau Kwalitas?

Wanneer u niet tevreden bent over de verwerking en opslag van persoonsgegevens door Bureau Kwalitas, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Heeft u vragen over onze verwerking van persoonsgegevens of wilt u van één van de hiervoor genoemde rechten gebruikmaken, dan kunt u contact met ons opnemen:

• Bureau Kwalitas B.V., Straatweg 52a, 8531 PZ, Lemmer of Postbus 39, 8530 AA, Lemmer
• Telefonisch op 0514 – 569 717 op werkdagen van maandag t/m vrijdag van 8:15 t/m 12:30 uur en van 13:15 t/m 17:00 uur
• Via de mail op bureau@kwalitas.nl

Bureau Kwalitas kan de inhoud van deze privacyverklaring aanpassen. Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 24 mei 2018 (versie 1.0).